Nola egin laneko bilera eraginkorragoak?

BILERA GEHIEGI DITUGU, ALA EZ DIEGU DAUZKAGUNEI BEHAR BESTEKO ETEKINA ATERATZEN?

“Bileritisa” gero eta ohikoagoa da erakunde askotan: egutegiak bileraz beteta ditugu, eta benetan lan egiteko gero eta denbora gutxiago dugula sentitzen dugu.

Baina agian arazoa ez da bilera kopurua bakarrik.

Lan egiteko modua ere aldatu egin da. Gero eta modu transbertsalagoan egiten dugu lan: beste pertsona batzuen informazioa behar dugu, erabakiak kontrastatu behar ditugu eta ikuspegi desberdinak jaso.

Testuinguru horretan, biltzea beharrezkoa da oraindik ere. Kontua da jakitea noiz merezi duen bilera bat egiteak eta nola lortu elkarrekin emandako denbora horrek benetan aurrera egiteko balio izatea.

Duela gutxi, Maialen (Manahmanako zuzendaria) gai honen inguruan aritu zen Enpresabideak egindako elkarrizketa batean. Elkarrizketa hartatik abiatuta, bilera hobeak diseinatzeko gako batzuk bildu ditugu.

NOIZ DA BENETAN BEHARREZKOA BILERA BAT EGITEA?

Gai guztiek ez dute bilera bat behar.

Informazioa helaraztea besterik ez badugu behar, seguruenik email bat, dokumentu bat edo beste komunikazio-kanal bat nahikoa izango da.

Bilera batek zentzua du zerbait elkarrekin egin behar dugunean: ikuspegi desberdinak jaso, erabaki bat hartu, arazo konplexu bati irtenbidea bilatu, proposamen bat eraiki edo hainbat pertsonaren arteko lana koordinatu behar dugunean.

Horregatik, deialdia bidali aurretik, galdera sinple bat egin diezaiokegu geure buruari:

Zertarako elkartu behar dugu?

Erantzuna argi ez badugu, agian bilera ere ez da beharrezkoa.

ZER ARGITU BEHAR DUGU BILERA BAT DEITU AURRETIK?

Bilera on bat bilerara sartu aurretik hasten da.

Lau gauza argi izatea komeni da:

• Zer lortu nahi dugu?
• Nork egon behar du?
• Zenbat denbora behar dugu?
• Nola egingo dugu lan?

Bereziki garrantzitsua da bileran nork parte hartu behar duen ondo erabakitzea.

Erabaki bat hartzeko beharrezkoa den norbait falta bada, litekeena da berriro elkartu behar izatea. Eta benetan bertan egon beharrik ez duten pertsonak gonbidatzen baditugu, beste zerbaitetarako erabil zezaketen denbora hartuko diegu.

Baina bada askotan ahazten dugun beste kontu bat ere: pertsona bakoitza zertarako behar dugun azaltzea.

Ideiak ematea espero dugu? Erabaki bat hartzen laguntzea? Proposamen bat kontrastatzea? Bileran gugandik zer espero den jakiteak ere eragina du parte hartzeko moduan.

ZERGATIK DIRA HAIN GARRANTZITSUAK BILERAREN LEHEN MINUTUAK?

Normalean ez gara bilera batera burua hutsik dugula iristen.

Emailak erantzuten, zeregin bat amaitzen, norbaitekin hitz egiten edo beste bilera batean egon gaitezke aurretik. Eta, askotan, zuzenean sartzen gara gai-zerrendako lehen puntuan.

Baina bilera batean fisikoki egoteak ez du esan nahi benetan bileran gaudenik.

Hasieran minutu batzuk hartzeak aurretik egiten ari ginena alde batera uzten, zertarako elkartu garen ulertzen eta arreta une horretan izango dugun elkarrizketan jartzen laguntzen digu.

Gainera, pertsonek parte hartzea nahi badugu, zentzuzkoa da hasieratik horretarako aukera ematea.

Ez dugu dinamika konplexurik behar, ezta ordu erdirik ere.

Batzuetan, bost minutu nahikoa dira.

Galdera bat. Irudi bat. Erronda txiki bat. Edukian sartu aurretik, bertan dauden pertsona guztiak elkarrizketara ekartzeko zerbait.

MANAHBOX: BILERAK BESTE MODU BATERA HASTEKO 97 KARTA

Urteak daramatzagu irudiak eta galderak erabiltzen gidatzen ditugun bilera eta saioen hasieran.

Esperientzia horretatik sortu zen Manahbox: talde eta erakundeei bilerak beste modu batera hasten laguntzeko 97 kartako kutxa.

Irudi bat erabil dezakegu landuko dugun gaiarekin lotura egiteko, pertsona bakoitza bilerara nola iritsi den galdetzeko edo taldekideek elkar hobeto ezagutzen lagunduko dien galdera bat egiteko.

Kontua ez da dinamika bat egitea egiteagatik.

Kontua da, gai-zerrendan zuzenean sartu aurretik, pertsonak ere bilerara ekartzea.

Ezagutu Manahbox hemen.

NOLA AMAITU BILERA BAT BENETAN AURRERA EGITEKO BALIO IZAN DEZAN?

Amaiera hasiera bezain garrantzitsua da.

Bilera amaitu aurretik, hasieran genuen helburua berreskuratu eta zenbait gauza argi uztea komeni da:

Zer erabaki dugu?

Zer geratu da egiteko?

Nork egingo du zer?

Zein da hurrengo pausoa?

Bilera eraginkor bat ez baita nahitaez azkarren amaitzen dena.

Elkartzeko genuen helburua betetzen duena baizik.

GURE BILERAK HOBETZEKO HIRU GALDERA

Nonbaitetik hasi behar badugu, hiru galdera hauekin has gaitezke:

1. Benetan behar dugu bilera hau?

2. Egon behar duten pertsonak daude?

3. Argi dugu bileratik zerekin atera behar dugun?

Agian helburua ez da gure egutegietatik bilerak ezabatzea, baizik eta haien zentzua berreskuratzea: koordinatzeko, elkarrekin pentsatzeko, erabakiak hartzeko eta aurrera egiteko espazioak izatea.

Gai horiei guztiei buruz aritu da duela gutxi Maialen Oregi Enpresabidearekin, bilerei, parte-hartzeari eta bilera horiek hasteko beste modu batzuei buruz egindako elkarrizketan.

Irakurri elkarrizketa osoa Enpresabidean.