¿Cómo hacer reuniones de trabajo más efectivas?

¿TENEMOS DEMASIADAS REUNIONES O NO ESTAMOS UTILIZANDO BIEN LAS REUNIONES QUE TENEMOS?

La “reunionitis” se ha convertido en una realidad habitual en muchas organizaciones: agendas llenas de reuniones y la sensación de tener cada vez menos tiempo para trabajar.

Pero quizá el problema no sea únicamente la cantidad.

Nuestro trabajo también ha cambiado. Cada vez trabajamos de forma más transversal, necesitamos información de otras personas, contrastamos decisiones e incorporamos diferentes perspectivas.

En ese contexto, reunirnos sigue siendo necesario. La cuestión es saber cuándo merece la pena hacerlo y cómo conseguir que ese tiempo compartido sirva realmente para avanzar.

Hace poco, Maialen Oregi, directora de Manahmana, hablaba sobre ello en una entrevista con Enpresabidea. A partir de esa conversación, recogemos algunas claves para diseñar mejores reuniones.

¿CUÁNDO ES REALMENTE NECESARIA UNA REUNIÓN?

No todo necesita una reunión.

Si simplemente necesitamos trasladar información, probablemente podamos hacerlo a través de un correo, un documento u otro canal.

Una reunión cobra sentido cuando necesitamos hacer algo juntos: incorporar diferentes perspectivas, tomar una decisión, resolver un problema complejo, construir una propuesta o coordinar un trabajo entre varias personas.

Por eso, antes de enviar una convocatoria, podemos empezar por una pregunta sencilla:

¿Para qué necesitamos estar juntos/as?

Si no encontramos una respuesta clara, quizá tampoco necesitemos la reunión.

¿QUÉ DEBERÍAMOS DEFINIR ANTES DE CONVOCAR UNA REUNIÓN?

Una buena reunión empieza antes de entrar en la sala.

Hay cuatro cuestiones que conviene tener claras:

• Qué queremos conseguir.
• Quién necesita estar.
• Cuánto tiempo necesitamos.
• Cómo vamos a trabajar.

Especialmente importante es decidir quién tiene que participar.

Si falta alguien necesario para tomar una decisión, probablemente tendremos que volver a reunirnos. Si invitamos a personas que realmente no necesitan estar, estaremos ocupando un tiempo que podrían dedicar a otra cosa.

Y hay otra cuestión importante: explicar para qué necesitamos a cada persona.

¿Esperamos que aporte ideas? ¿Que ayude a tomar una decisión? ¿Que contraste una propuesta? Saber qué se espera de nosotros también cambia nuestra forma de participar.

¿POR QUÉ SON IMPORTANTES LOS PRIMEROS MINUTOS DE UNA REUNIÓN?

Normalmente no llegamos a una reunión con la cabeza vacía.

Venimos de responder correos, terminar una tarea, hablar con alguien o incluso de otra reunión. Y muchas veces entramos directamente en el primer punto del orden del día.

Pero estar físicamente en una reunión no significa necesariamente estar presente en ella.

Dedicar unos minutos al inicio puede ayudarnos a dejar atrás lo anterior, entender para qué estamos allí y centrar la atención en la conversación.

Además, si queremos que las personas participen, tiene sentido invitarlas a hacerlo desde el principio.

No hacen falta grandes dinámicas ni media hora.

A veces, cinco minutos son suficientes.

Una pregunta. Una imagen. Una pequeña ronda. Algo que permita que todas las personas entren en la conversación antes de empezar con el contenido.

MANAHBOX: 97 CARTAS PARA EMPEZAR LAS REUNIONES DE OTRA MANERA

Durante años hemos utilizado imágenes y preguntas para comenzar las reuniones y sesiones que facilitamos.

De esa experiencia nació Manahbox: una caja con 97 cartas pensadas para ayudar a equipos y organizaciones a empezar sus reuniones de una forma diferente.

Podemos utilizar una imagen para conectar con el tema que vamos a trabajar, preguntar cómo llega cada persona o plantear una cuestión que ayude al equipo a conocerse mejor.

No se trata de añadir una dinámica porque sí.

Se trata de conseguir que, antes de entrar directamente en la agenda, las personas también entren en la reunión.

Conoce más sobre MANAHBOX aquí.

¿CÓMO TERMINAR UNA REUNIÓN PARA QUE REALMENTE SIRVA PARA AVANZAR?

El final importa tanto como el principio.

Antes de cerrar, conviene recuperar el objetivo con el que empezamos y dejar claro:

¿Qué hemos decidido?

¿Qué queda pendiente?

¿Quién va a hacer qué?

¿Cuál es el siguiente paso?

Porque una reunión efectiva no es necesariamente la que termina antes.

Es la que cumple el propósito para el que nos hemos reunido.

TRES PREGUNTAS PARA MEJORAR NUESTRAS REUNIONES

Si tuviéramos que empezar por algo, podríamos hacerlo con tres preguntas:

1. ¿Necesitamos realmente esta reunión?

2. ¿Están las personas que tienen que estar?

3. ¿Sabemos con qué tenemos que salir de ella?

Quizá el objetivo no sea eliminar las reuniones de nuestras agendas, sino recuperar su sentido como espacios para coordinar, pensar, decidir y avanzar juntos/as.

Sobre todo esto conversó recientemente Maialen Oregi con Enpresabidea en una entrevista sobre reuniones, participación y nuevas formas de comenzar estos espacios.

Puedes leer la entrevista completa en Enpresabidea aquí (en euskera)